Règlements tables des matières

Article 1 : Langues officielles
Article 2 : Bureau
Article 3 : Sceau officiel
Article 4 : Membres
Article 5 :Sections
Article 6 : Conseil d'administration
Article 7 : Comité de direction
Article 8 : Dirigeants de l'association
Article 9 : Mises en candidature
Article 10 : Tenue du scrutin et élections
Article 11 : Réunions de l'association
Article 12 : Comités permanents et comités spéciaux
Article 13 : Conseil des organismes associés (COA)
Article 14 : La Connexion étudiante
Article 15 : Procédures parlementaires
Article 16 : Exercice
Article 17 : Vérificateur(trice)(s)
Article 18 : Signature des documents
Article 19 : Distribution des actifs
Article 20 : Établissement de règles et de pratiques
Article 21 : Modification des règlements

Règlements

Article 1 Langues officielles

L'anglais et le français sont les langues officielles de l'Association.

Article 2 Bureau

2.1 Le siège social de l'Association est situé dans la municipalité régionale d'Ottawa-Carleton, dans la province d'Ontario, Canada.

2.2 L'Association peut ouvrir des bureaux et des succursales ailleurs au Canada selon les décisions du Conseil.

Article 3 Sceau officiel

L'Association canadienne de gérontologie utilise le sceau adopté par le Conseil d'administration.

Article 4 Membres

4.1 L'Association comprend des <<membres réguliers>>, des <<organismes membres>>, des <<sociétés membres>>, des <<organismes associés>> et des <<membres honoraires>>.

4.2 Les membres réguliers

4.2.1 Une personne engagée activement et continuellement dans le domaine de la gérontologie, qu'elle soit à la retraite ou que ce soit en fonction de sa formation ou de son expérience, peut devenir membre régulier.

4.2.2 Les membres réguliers jouissent de tous les droits et privilèges conférés par leur statut, y compris le droit de voter et d'exercer une charge au sein de l'Association.

4.3 Les organismes membres

4.3.1 On peut accorder aux organismes à but non lucratif le statut d'organisme membre en vertu de leur engagement actif et permanent au niveau de la recherche, du développement, de l'enseignement, de la défense des intérêts ou de la prestation de soins dans le domaine de la gérontologie.

4.3.2 Les organismes doivent désigner une (1) personne comme membre principal. Cette personne jouit de tous les droits et privilèges auxquels l'adhésion donne droit, y compris le droit à un vote et celui d'exercer une charge au sein de l'Association.

4.4 Les sociétés membres

4.4.1 On peut accorder le statut de société membre aux sociétés activement engagées dans le domaine ou qui ont fait preuve d'un intérêt marqué pour la gérontologie.

4.4.2 Les sociétés doivent désigner deux (2) personnes comme membres principaux. Ces deux personnes jouissent de tous les droits et privilèges auxquels l'adhésion donne droit. Toutes deux (2) ont droit de vote et peuvent exercer une charge au sein de l'Association.

4.5 Les membres honoraires

4.5.1 Le titre de membre honoraire est accordé à des personnes qui se sont distinguées par leurs services dans un quelconque domaine du vieillissement.

4.5.2 Le membre honoraire jouit de tous les privilèges auxquels l'adhésion donne droit sauf le droit de vote et celui d'exercer une charge au sein de l'Association.

4.6 Les organismes associés

On confère le titre de membre du Conseil des organismes associés (COA) à un organisme provincial de gérontologie, pluridisciplinaire et sans but lucratif, à raison d'un par province. L'organisme est constitué en société ou enregistré en vertu de la loi provinciale, est représenté à l'échelle de la province, partage les buts de l'ACG (Association canadienne de gérontologie), et ses propres buts ainsi que ses règlements administratifs concordent avec ceux de l'ACG avec laquelle il ratifie une entente formelle en vue de promouvoir leurs intérêts communs.

4.7 Droits et privilèges des membres

4.7.1 Tous les membres reçoivent un avis de convocation aux assemblées générales annuelles, la documentation relative aux conférences, les bulletins de l'Association, la Revue canadienne du vieillissement, ainsi que d'autres renseignements ou services qui ont rapport à l'Association ou à ses membres.

4.7.2 Les membres réguliers, les organismes membres et les sociétés membres jouissent de tous les privilèges auxquels l'adhésion donne droit, y compris le droit de vote et celui d'occuper une charge au sein de l'Association.

4.8 Cotisation annuelle

Les droits d'adhésion sont calculés sur la base de l'année civile. Le montant de la cotisation annuelle des membres réguliers et des organismes membres incluant les membres étudiants et les membres à la retraite est adopté par vote majoritaire des membres lors de la séance administrative d'une assemblée générale annuelle ou d'une assemblée extraordinaire réglementaire de l'Association.

4.9 Retrait ou perte de la situation de membre

4.9.1 Un membre peut en tout temps se départir de son statut en remettant sa démission par écrit à la présidence du Comité d'adhésion; le statut du membre dont le paiement de cotisation est en souffrance au delà de trois (3) mois est annulé de plein droit.

4.9.2 Le Conseil d'administration peut exclure un membre, un organisme, une société ou un organisme associé dont la conduite est préjudiciable à l'Association ou incompatible ou nuisible par rapport à ses objectifs, pourvu que le membre ou l'organisme associé ait d'abord été avisé par écrit par la présidence du Comité d'adhésion des accusations portées contre lui et qu'il ait eu la possibilité, soit par écrit ou soit de vive voix ou par représentation par un ou plusieurs porte-parole, de se justifier au Conseil d'administration ou à toute autre partie à qui ce dernier a confié le mandat de régler le cas. L'exclusion doit être ratifiée, soit en personne, soit par la poste, par soixante-quinze (75) pour cent de l'ensemble des membres du Conseil. Il n'y a en l'occurrence aucune remise de cotisation.

Article 5 Sections

5.1 Un membre peut s'inscrire à plus d'une section.

5.1.1 À défaut d'être inscrits à une section de l'Association, les membres qui désirent toutefois assister aux assemblées et jouir des privilèges auxquels l'adhésion donne droit font partie de la classification des membres en général.

5.1.2 Les sections de l'Association sont les suivantes : Sciences de la santé et sciences biologiques, Psychologie, Sciences sociales, Politiques et pratiques sociales et Gérontologie éducative. Les membres peuvent joindre une ou plusieurs sections selon leurs spécialités ou leurs intérêts et sont classés membres de la section ou des sections appropriées.

5.1.3 Les sections peuvent établir leur propre mandat en conformité avec les règlements de l'Association. Le mandat est sous réserve de l'approbation du Conseil d'administration et une copie est déposée au bureau central de l'Association. Les sections peuvent adopter leurs propres règles de procédure qui sont également sous réserve de l'examen et de l'approbation du Conseil.

5.1.4 Le Conseil alloue des fonds aux sections qui les administrent en accord avec les politiques du Conseil.

Article 6 Conseil d'administration

6.1 Composition

Le conseil d'administration de l'Association se nomme <<Conseil d'administration>> et est constitué des membres suivants :

1. le président ou la présidente;
2. le vice-président ou la vice-présidente;
3. le secrétaire-trésorier ou la secrétaire-trésorière;
4. un(e) délégué(e) de chacune des sections.

6.1.2 Tous ces membres du Conseil sont élus par l'ensemble des membres et doivent nommer au Conseil, après leur élection :

1. le rédacteur ou la rédactrice en chef de la Revue canadienne du vieillissement, lui-même ou elle-même nommé(e) par le Conseil;
2. un membre générale (jusqu'en l'an 2001 seulement);
3. un(e) représentant(e) du Conseil des organismes associés, selon l'article 13.4.

6.2 Réunions

6.2.1 La présidence convoque le Conseil qui se réunit au moins deux fois par année aux dates et aux lieux qui conviennent au Conseil à condition qu'un avis de convocation écrit soit envoyé à tous les membres du Conseil au moins quatorze (14) jours avant la tenue de la réunion.

6.2.2 On peut convoquer une réunion immédiatement avant ou immédiatement après chaque assemblée générale ou réunion extraordinaire de l'Association.

6.2.3 Une erreur ou une omission dans l'avis de convocation n'a pas pour effet d'invalider la réunion ou les résolutions qui y sont adoptées. Un membre du Conseil peut, en tout temps, renoncer à un avis de convocation et ratifier, en totalité ou en partie, les résolutions adoptées à la réunion.

6.2.4 Si l'ensemble des membres du Conseil y consent, généralement ou par rapport à une réunion en particulier, les membres du Conseil peuvent participer à une réunion du Conseil ou d'un comité du Conseil par le biais d'une conférence téléphonique ou de tout autre moyen de communication qui permet le libre échange d'information entre tous les participants. Un membre du Conseil qui participe à distance à une telle réunion est réputé présent à la réunion. Un préavis de cinq (5) jours doit parvenir par la poste ou par courrier électronique aux personnes convoquées à la réunion.

6.2.5 Une résolution écrite, signée par tous les membres habilités à adopter une telle résolution à une réunion du Conseil ou de l'un de ses comités a la même valeur que si elle avait été adoptée à main levée ou oralement à une réunion du Conseil ou de l'un de ses comités.

6.2.6 Une réunion extraordinaire du Conseil peut être convoquée en tout temps par la présidence et/ou par une majorité des membres du Conseil et doit être convoquée à la demande des deux membres délégués de trois des sections.

6.3 Présidence et compte rendu des réunions

Le président ou la présidente de l'Association ou, en son absence, le vice-président ou la vice-présidente assume la présidence de toutes les réunions du Conseil. En leur absence, les membres du Conseil désignent un d'entre eux pour présider la réunion. Le directeur(e) général(e) assume la fonction de secrétaire à toutes les réunions du Conseil. En son absence, les membres du Conseil désignent une personne appropriée pour assumer la fonction de secrétaire de la réunion.

6.4 Rémunération des membres du Conseil d'administration

6.4.1 Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés pour leur travail. Aucun membre du Conseil ne peut directement ou indirectement tirer profit du poste qu'il occupe. Les membres du Conseil peuvent être remboursés de dépenses raisonnables engagées dans l'exercice de leurs fonctions. Le présent article ne doit pas être interprété de façon à interdire à un membre du Conseil d'occuper un poste de direction ou un autre poste rémunéré au sein de l'Association.

6.4.2 Exception faite des pouvoirs qui ressortisent à l'Association au cours de l'assemblée générale aux termes des dispositions de la Loi sur les corporations canadiennes et des présents règlements, le Conseil peut exercer tous les pouvoirs de l'Association.

6.4.3 Sans qu'il soit porté atteinte à son droit de gérer les affaires de l'Association, le Conseil peut, à l'occasion, autoriser des dépenses au nom de l'Association et il peut déléguer à un ou à plusieurs dirigeants ou dirigeantes de l'Association le droit d'embaucher et de rémunérer du personnel. Le Conseil peut autoriser des dépenses en vue de promouvoir les objectifs de l'Association.

6.4.4 Le Conseil prend toutes les mesures qu'il juge nécessaires pour permettre à l'Association de recevoir des dons et de profiter d'avantages qui contribuent à l'atteinte des objectifs de l'Association.

6.5 Droit de vote

6.5.1 Chacun des membres du Conseil a droit à un vote qu'il doit exercer en personne. En cas d'égalité, la présidence de la réunion a voix prépondérante en plus de la voix à laquelle elle a droit en tant que membre du Conseil.

6.5.2 À l'article 6.1 où il existe une distinction entre les membres élus et les membres nommés au Conseil, le représentant des organismes associés est estimé membre nommé.

6.6 Quorum

Il y a quorum du Conseil d'administration lorsqu'au moins un tiers des membres sont présents.

6.7 Durée des mandats

6.7.1 Le président ou la présidente, le vice-président ou la vice-présidente, le secrétaire-trésorier ou la secrétaire-trésorière et tous les membres du Conseil ont un mandat de deux ans et ne peuvent occuper le même poste pour plus de deux mandats de deux années consécutives.

6.7.2 Une personne ne peut siéger au Conseil d'administration pour plus de quatre mandats de deux années consécutives; une période d'au moins deux ans doit s'écouler avant que la personne puisse y être élue ou nommée à nouveau à quelque titre que ce soit.

6.8 Démissions et décès

Dans le cas où un membre du Conseil démissionne, meurt ou, pour quelque raison que ce soit, ne remplit plus ses fonctions, le Conseil peut, à sa discrétion, combler le poste vacant. Toutefois, dans le cas du représentant ou de la représentante de section, il doit y avoir consultation auprès de la section en question et dans le cas du membre délégué par les organismes associés, il doit y avoir consultation auprès des présidents qui siègent au Conseil des organismes associés avant de combler le poste.

6.9 Pouvoirs et attributions

Sous réserve des dispositions particulières de la constitution et des règlements de l'Association, le Conseil d'administration assume les responsabilités, s'acquitte des fonctions et exerce les pouvoirs suivants :

6.9.1 Assumer la direction, la gestion et la surveillance des biens, des affaires internes et des opérations de l'Association ainsi que de toute autre affaire y afférente, sans réserve, sauf pour ce qui est stipulé dans les dispositions de la Loi sur les corporations canadiennes, les lettres patentes et les règlements de l'Association.

6.9.2 Rédiger ou faire rédiger dans l'intérêt et au nom de l'Association tout contrat, convention, entente ou autre document qui lient l'Association selon la loi et, à l'occasion, adopter des règlements en conformité avec les dispositions de la Loi sur les corporations canadiennes, les lettres patentes et les règlements de l'Association en vue de régler les affaires de cette dernière.

6.9.3 Autoriser une ou plusieurs personnes à dresser, signer, encaisser, endosser et accepter tout billet à vue, chèque, et autre lettre de change ou effet négociable au nom et dans l'intérêt de l'Association; en outre, signer et valider tout contrat, convention, acte d'achat, de vente ou de cession, de transfert ou de fiducie, bail, constitution de privilège ou d'hypothèque, et tout autre écrit qui, étant signés ou validés par ou au nom de l'Association, par une ou des personnes autorisées à le faire, lient l'Association; de plus, autoriser la ou les personnes ci-devant mentionnées à apposer au besoin le sceau de l'Association.

6.9.4 Nommer ou révoquer tout cadre, agent ou employé(e) de l'Association, assigner les fonctions et fixer la rémunération de ces dernier(ère)s, et établir quel(le) dirigeant(e) et quel cadre supérieur, mandataire ou employé(e) doivent être cautionnés et pour combien.

6.9.5 Présenter à l'Association, lors de la tenue d'une assemblée générale, un rapport complet de toutes les activités exercées par l'Association depuis la dernière assemblée.

6.9.6 Fixer les dates et lieux précis de l'assemblée suivante et, le cas échéant, la convoquer. Le Conseil d'administration peut aussi, à l'occasion,

6.9.7 emprunter ou autrement user du crédit de l'Association pour le montant et aux conditions qu'il jugera opportun;

6.9.8 émettre, réémettre, vendre ou céder tout titre d'emprunt de l'Association y compris, entre autres, des obligations garanties ou non garanties, billets ou autres engagements pour les sommes et durées et aux conditions et prix qu'il juge appropriés;

6.9.9 grever, nantir, hypothéquer, transporter en garantie céder, transférer ou autrement créer une sûreté sur la totalité ou une partie des biens réels ou personnels, meubles ou immeubles actuellement détenus ou subséquemment acquis par l'Association, y compris, entre autres, les comptes débiteurs, appels de fonds à recevoir, droits, pouvoirs, concessions et engagements pour garantir tout emprunt, autre dette ou engagement de l'Association; et

6.9.10 investir, à cet effet, un ou autant d'administrateur(trice)s ou de dirigeant(e)s de l'Association que le Conseil désignera, des pouvoirs que les clauses précédentes du présent règlement leur confèrent, selon les modalités que le Conseil stipulera dans chaque cas.Le Conseil peut autoriser, à l'occasion, tout dirigeant à signer par facsimilé tout instrument au nom de l'Association.

6.10 Destitution

6.10.1 Le Conseil d'administration peut, à sa discrétion, mettre un terme aux fonctions d'un comité ou d'un membre de comité qu'il a lui-même nommé ou dont il a approuvé la nomination.

6.10.2 Le Conseil d'administration peut, pour un motif le justifiant, mettre un terme au mandat du ou de la représentant(e) des organismes associés et doit en faire part sans délai aux président(e)s des organismes associés.

6.10.3 Les membres élus du Conseil d'administration peuvent, pour un motif le justifiant, mettre fin au mandat d'un membre du Conseil qu'ils ont eux-même nommé ou dont ils ont approuvé la nomination.

6.10.4 Les membres élus du Conseil d'administration peuvent terminer la durée du mandat de tout(e) dirigeant(e) élu(e) ou représentant(e) de section pour un motif le justifiant, et doivent en faire part aux membres le plus tôt possible lors d'une assemblée générale ou d'une réunion extraordinaire de l'Association.

6.10.5 Un(e) dirigeant(e) élu(e) peut être destitué(e) par un vote majoritaire pris lors de la tenue d'une réunion extraordinaire de l'Association.

6.11 Indemnisation des membres du Conseil d'administration et d'autres personnes

Un membre du Conseil, un(e) dirigeant(e) de l'Association ou une autre personne qui a contracté ou est sur le point de contracter une obligation au nom de l'Association, ainsi que ses héritier(ère)s, exécuteur(trice)s et administrateur(trice)s, sa succession et ses biens sont, en tout temps, tenus à couvert et indemnes à même les fonds de l'Association à l'égard :

1. des coûts, des frais et des dépenses qu'ils(elles) ont engagés en conséquence d'une action ou d'une poursuite intentée contre eux ou ayant trait à un acte qu'on leur reproche ou commis sous leur autorité, alors qu'ils(elles) s'acquittaient de leurs fonctions ou de leur obligation ou ayant trait à leurs responsabilités;
2. de tous les autres coûts, frais, et dépenses qu'ils(elles) auront engagés relativement à cette affaire à l'exception des coûts, frais et dépenses qui résultent de leur négligence ou de leur omission.

6.12 Cession des biens

Selon les politiques du Conseil d'administration, les dirigeant(e)s de l'Association, les représentant(e)s de section, la présidence des comités permanents ou spéciaux, les membres en général, le ou la représentant(e) du Conseil des organismes associés (COA) ainsi que les membres du personnel sont tenus de remettre à leurs successeurs tous les biens de l'Association rattachés à leur poste, en deça de trente (30) jours de l'élection ou de la nomination desdits successeurs.

Article 7 Le Comité de direction

7.1 Le Comité de direction de l'Association comprend le(la) président(e), le(la) vice-président(e), le(la) secrétaire-trésorier(ère), deux autres membres du Conseil et deux membres désignés.

7.2 Il y a quorum du Comité de direction lorsque sont présent(e)s le(la) président(e), ou, en son absence, le(la) vice-président(e), ou, en son absence, le(la) secrétaire-trésorier(ère) et deux autres membres du Comité de direction. Il y a quorum aux réunions du comité de direction lorsqu'au moins quatre personnes, dont une est le(la) président(e) ou le(la) vice-président(e), sont présent(e)s.

7.3 Entre les réunions du Conseil, le Comité de direction exerce tous les pouvoirs de ce dernier ayant trait à la gestion des affaires de l'Association.

7.4 Le Comité de direction se réunit aux dates et aux lieux fixés par le(la) président(e) après consultation avec les autres membres du Comité de direct.

7.5 Le Comité de direction détermine lui-même ses propres règles de procédure. Il rédige le procès-verbal de chacune de ses réunions et il le transmet à l'examen du Conseil.

7.6 Le Conseil revoit tous les actes rédigés par le Comité de direction. Ces actes restent en vigueur jusqu'à la prochaine réunion du Conseil, date à laquelle ils deviennent caducs si celui-ci ne les ratifie pas.

7.7 Les membres du Comité de direction doivent recevoir par écrit les avis de convocation à une réunion au moins quatorze (14) jours à l'avance. Ils peuvent toutefois y renoncer à n'importe quel moment. Les membres peuvent participer aux réunions du Comité de direction au moyen de téléconférences ou de tout autre moyen de communication qui permet le libre-échange d'information entre tous les participants. Un membre du Comité de direction qui participe à distance à une telle réunion est réputé présent à la réunion. Dans de tels cas, les membres doivent recevoir un avis écrit au moins cinq (5) jours avant la réunion, ce qui n'empêche toutefois pas un membre d'y renoncer.

7.8 Un membre cesse d'être membre du Comité de direction lorsque se termine son mandat au Conseil d'administration.

Article 8 Les dirigeant(e)s de l'Association

Les dirigeant(e)s de l'Association sont:

1. le président ou la présidente;
2. le vice-président ou la vice-président(e);
3. le secrétaire-trésorier ou la secrétaire-trésorière.

8.1 Président(e)

Le président ou la présidente :

1. assume la présidence de toutes les assemblées générales ou réunions extraordinaires de l'Association ainsi que de toutes les réunions du Conseil d'administration et du Comité de direction;
2. est en outre membre d'office de tous les comités à l'exception du Comité de mise en candidature et des comités que les différentes sections de l'Association constituent;
3. il(elle) s'acquitte de toutes les tâches requises par la présidence et exerce un contrôle et une surveillance sur toutes les affaires de l'Association.

8.2 Vice-président

Le vice-président ou la vice-présidente a tous les pouvoirs et s'acquitte de toutes les tâches qui lui sont dévolues selon les termes des règlements, ou que lui confient le Conseil d'administration, le Comité de direction et la présidence. En cas d'absence du(de la) président(e) ou de son incapacité, pour quelque raison et à quelque moment que ce soit, de remplir ses fonctions, le ou la vice-président(e) s'acquitte de toutes les tâches relatives à la présidence.

8.3 Le ou la secrétaire-trésorier(ère)À titre de secrétaire-trésorier(ère) de l'Association, il ou elle :

8.3.1 doit s'assurer qu'un rapport de toutes les assemblées générales et des réunions extraordinaires de l'Association, des réunions du Conseil et de celles du Comité de direction est rédigé dans les règles;

8.3.2 est responsable de la tenue des livres et registres, sauf indication contraire dans les présents règlements ou lorsque le Conseil d'administration en décide autrement;

8.3.3 veille à ce que tous les membres du Conseil d'administration reçoivent, aussitôt que possible après chacune de ses réunions, une copie du procès-verbal notant toutes les affaires qui y ont été traitées et à ce que tous les membres du Comité de direction reçoivent une copie du procès-verbal notant toutes les affaires traitées lors de ses réunions;

8.3.4 avise ou fait aviser de leur accession au poste toutes les personnes qui sont élues ou nommées au Conseil d'administration et aux comités;

8.3.5 en général, est responsable des finances, de l'argent et des titres de l'Association, à moins que le Conseil d'administration n'en décide autrement;

8.3.6 inscrit ou fait inscrire toutes les rentrées et tous les débours de l'Association dans les livres comptables appropriés, et dépose ou fait déposer tout l'argent, les titres et autres valeurs de l'Association au nom et au crédit de celle-ci aux institutions bancaires désignées de temps en temps par le Conseil;

8.3.7 à la demande de la présidence de l'Association, fournit, tel que requis, un état général de toutes les transactions de la trésorerie ainsi qu'un bilan de la situation financière de l'Association;

8.3.8 à la demande du Conseil d'administration ou du(de la, des) vérificateur(trice)(s) de l'Association, soumet ou fait soumettre à l'inspection de ces dernier(ère)(s) tous les livres comptables de l'Association;

8.3.9 prépare et soumet à la présidence le budget de l'Association relatif aux dépenses et aux recettes prévues pour l'exercice suivant, pour qu'il soit présenté à l'assemblée générale de l'Association;

8.3.10 remplit ou fait remplir toutes les fonctions du secrétaire-trésorier(ère) de l'Association en vertu de la constitution et des règlements de celle-ci, et s'acquitte en général de toutes les tâches qui relèvent du poste ou en découlent ou selon la demande du Conseil d'administration, du Comité de direction ou de la présidence de l'Association. Le trésorier ou la trésorière peut déléguer ses fonctions au(à la) directeur(trice) général(e).

8.4 Le(la) directeur(e) général(e)

8.4.1 Est responsable de l'administration courante des affaires de l'Association.

8.4.2 Agit comme secrétaire à toutes les réunions du Comité de direction, du Conseil et des membres.

8.4.3 Prépare un compte rendu de toutes les délibérations et de toutes les décisions à consigner dans le livre des procès-verbaux.

8.4.4 Convoque ou fait convoquer toutes les réunions des membres, du Conseil d'administration et du Comité de direction.

8.4.5 A la garde du sceau de l'ACG.

8.4.6 En l'absence du(de la) directeur(e) général(e), la présidence de l'Association peut déléguer les fonctions de cette personne à un des membres du Comité de direction.

Article 9 Mises en candidature

9.1 Le Comité de mise en candidature

9.1.1 Le Comité de mise en candidature est présidé par le(la) président(e) sortant(e) de l'Association et est formé d'un(e) représentant(e) de chacune des sections.

9.1.2 Au cours de l'assemblée générale de l'Association, les sections élisent la personne qui les représentera au Comité de mise en candidature à la biennale suivante. Les sections élisent également une première et une deuxième personne qui peuvent remplacer le(la) représentant(e) si ce dernier, cette dernière est incapable de remplir ses fonctions.

9.1.3 Si le poste de président(e) sortant(e) devient vacant, le Conseil d'administration choisit un(e) président(e) pour le Comité de mise en candidature, parmi l'ensemble des membres; il ne peut s'agir ni d'un membre du Conseil d'administration, ni d'un(e) représentant(e) de section ni d'un(e) des suppléant(e)s élu(e)s au Comité pour la période de deux ans qui est en cours.

9.2 Quorum

Il y a quorum du Comité de mise en candidature lorsque quatre de ses membres sont présents.

9.3 Durée du mandat

Les membres du Comité de mise en candidature demeurent en fonction jusqu'à la clôture de l'assemblée générale bisanuelle qui marque la fin de leur mandat de deux ans. Le(La) représentant(e) de section ou, le cas échéant, son(sa) suppléant(e) qui a siégé au Comité de mise en candidature ne peut être élu(e) ou réélu(e) à ce poste pour une période de deux ans.

9.4 La mise en candidature

9.4.1 Au moins cent quatre-vingt (180) jours avant l'ouverture de l'assemblée générale, le(la) président(e) du Comité de mise en candidature prie tous les membres de l'Association de lui faire parvenir le nom de candidat(e)s aux postes de président(e), vice-président(e), secrétaire-trésorier(ère) et représentant(e)s de section(s), selon les dispositions de l'article 6.7 des Règlements de l'Association. Pour chaque mise en candidature on doit utiliser le formulaire de l'Association à cet effet, endossé par deux membres. Les candidatures aux postes des sections doivent être endossées par deux membres de la section en question. Une lettre où le candidat ou la candidate affirme qu'il (elle) est prêt(e) à occuper le poste doit accompagner le formulaire de mise en candidature. Les documents de candidature doivent parvenir au (à la) président(e) du Comité au moins cent vingt (120) jours avant l'ouverture de l'assemblée générale.

9.4.2 Dans le cas où aucune candidature ne serait soumise pour un ou pour tous les postes, ou qu'un(e) candidat(e) mourrait ou devrait retirer sa candidature, il incombe aux membres du Comité de mise en candidature de solliciter activement des candidat(s) compétents pour occuper les postes. Les efforts doivent tendre vers une représentation régionale et linguistique au sein du Conseil d'administration. À cet effet, le Comité de mise en candidature peut nommer un(e) candidat(e) de plus à chacun des postes pour lesquels il a trouvé un(e) candidat(e) compétent(e).

9.5 Éligibilité des candidat(e)s

Seuls les membres en règle de l'Association peuvent être candidat(e)s à une charge élective.

9.6 Liste des candidat(e)s

Lorsque le(la) président(e) du Comité des candidatures a reçu toutes les mises en candidature des membres, le Comité veillera, aussi tôt que possible, à dresser la liste complète des candidat(e)s. Une copie de cette liste nommée <<Liste des candidat(e)s>> et portant la signature du(de la) président(e) du Comité et de deux de ses membres doit parvenir au(à la) président(e) de l'Association au moins soixante (60) jours avant l'ouverture de l'assemblée générale. Le dépôt de la copie auprès du(de la) président(e) de l'Association constitue la mise en candidature officielle des personnes dont le nom figure sur la liste, aux charges électives mentionnées.

Article 10 Tenue du scrutin et élections

10.1 Tenue du scrutin pour les charges électives au Conseil d'administration

10.1.1 Dans les cas où il n'y aurait qu'une seule mise en candidature pour une charge élective au Conseil d'administration, cette personne est élue par acclamation à l'assemblée générale suivante, conformément à l'article 9.4.1. Lorsque deux personnes ou plus sont mises en candidature pour une charge, un bulletin de vote où sont inscrits tous les noms des personnes qui sont candidat(e)s aux charges et dont les noms figurent sur la Liste des candidat(e)s, doit parvenir aux membres de l'Association au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant l'ouverture de l'assemblée générale. Les membres reçoivent en même temps une liste qui contient les noms, la charge obtenue au Conseil d'administration et la provenance (ville et province) des candidat(e)s élu(e)s par acclamation. Les bulletins de vote doivent parvenir au(à la) président(e) du Comité de mise en candidature au moins quinze (15) jours avant l'ouverture de l'assemblée générale, avec l'oblitération postale en faisant foi.

10.1.2 Les bulletins de vote doivent être comptés par le(la) Directeur(e) général(e) et vérifiés par deux (2) membres de l'ACG, un étant membre du Conseil d'administration trente (30) jours avant l'ouverture de l'assemblée générale. Les candidat(e)s qui reçoivent une majorité de voix pour une charge y sont déclaré(e)s élu(e)s. Au cours de l'ouverture officielle de l'assemblée générale, le(la) président(e) du Comité de mise en candidature ou, en son absence, un membre du Comité annonce les noms des personnes élues, par acclamation ou par suffrage, aux charges du Conseil d'administration. Les membres élus ou nommés au Conseil entrent en fonction à la clôture de l'assemblée générale.

10.2 Le corps électoral - propositions et résolutions aux assemblées et aux réunions de l Association

10.2.1 Les membres présents habilités à voter forment le corps électoral des assemblées générales et des réunions extraordinaires de l'Association.

10.2.2 Chaque membre est titulaire d'un vote sur les propositions et sur les résolutions portées devant l'assemblée générale ou la réunion extraordinaire. Le vote se fait à main levée. C'est le(la) président(e) de séance qui détermine le résultat avec, si il(elle) le juge nécessaire, l'aide de scrutateurs(trices) et, si il(elle) le juge à propos, au moyen de recomptages; sa décision est sans appel. Les propositions et les résolutions sont adoptées par majorité des voix, sauf indication contraire prévue par la Loi sur les corporations canadiennes, les lettres patentes ou les règlements administratifs de l'Association.

10.3 Voix prépondérante en cas de partage

10.3.1 En cas de partage au sujet d'une proposition ou d'une résolution, le(la) président(e) de séance a voix prépondérante en plus de la voix à laquelle il(elle) a droit.

10.3.2 Le Conseil d'administration peut, à sa discrétion, établir des règlements qui concernent la tenue d'élections et le vote, et prendre les dispositions qu'il juge souhaitables à cet égard, pourvu que les règlements en question concordent avec ce qui précède. Les membres ont accès, en tout temps, à une copie desdits règlements.

Article 11 Réunions de l'association

11.1 Les assemblées générales

Le Conseil d'administration convoque une assemblée générale par année aux dates et aux lieux qu'il désigne. Au cours d'une des sessions de l'assemblée générale on traite des affaires de l'Association.

11.2 Les réunions extraordinaires

Une réunion extraordinaire a lieu aux dates, aux heures et aux lieux fixés par le Conseil d'administration ou, en l'occurrence, par trente (30) membres en règle de l'Association habilités à voter et est convoquée par :

1. le Conseil d'administration;
2. un groupe de trente (30) membres en règle agissant de concert, mais seulement lorsque le Conseil d'administration refuse ou néglige de convoquer une réunion extraordinaire dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande écrite des trente (30) membres, laquelle demande stipule les motifs de la réunion et l'affaire qui doit y être traitée.

11.3 Ordre du jour des réunions extraordinaires

L'ordre du jour de la réunion extraordinaire est limité aux seules questions qui ont été spécifiées dans l'avis de convocation de la réunion.

11.4 Avis de convocation

11.4.1 Tous les membres reçoivent un avis de convocation à toutes les assemblées générales et à toutes les réunions extraordinaires. Dans le cas d'une assemblée générale, on doit poster l'avis de convocation au moins soixante (60) jours avant l'ouverture de l'assemblée; dans le cas d'une réunion extraordinaire, on doit poster les avis de convocation aussitôt qu'une telle réunion est convoquée. Dans les deux cas, l'avis doit stipuler les temps et lieux de la réunion et, dans le cas de la réunion extraordinaire, donner suffisamment de détails au sujet de l'affaire ou des affaires à traiter pour permettre aux membres de prendre une décision éclairée. Il n'est pas nécessaire d'utiliser le courrier recommandé.

11.4.2 Une irrégularité dans l'avis de convocation ou dans son envoi, de même qu'une lacune accidentelle au niveau de l'expédition ou de la réception de l'avis de convocation par un membre qui y a droit, n'a pas pour effet d'invalider la réunion ou les résolutions qui y sont adoptées.

11.5 Quorum

Il y a quorum à une assemblée générale ou à une réunion extraordinaire de l'Association lorsque trente (30) membres sont présents, sans compter les membres du Conseil d'administration.

11.6 Dirigeant(e)s des réunions

En cas d'incapacité du(de la) président(e) ou du(de la) vice-président(e) à présider l'assemblée générale, la réunion extraordinaire ou la séance, l'assemblée nomme une personne à ce poste pour la durée de la réunion. En cas d'incapacité du(de la) directeur(e) général(e) à remplir les fonctions de secrétaire, il incombe au(à la) président(e) d'assemblée de désigner une personne pour remplir la fonction de secrétaire à cette assemblée, réunion ou séance.

11.7 L'ordre du jour

11.7.1 Le Conseil d'administration détermine l'ordre du jour des assemblées générales et des réunions extraordinaires avant la tenue de la réunion en question. L'ordre du jour d'une assemblée générale doit en tout cas comporter les points suivants :

1. la lecture des procès-verbaux de l'assemblée générale précédente et de toute réunion extraordinaire tenue depuis la dernière assemblée générale;
2. le rapport du(de la) président(e);
3. le rapport du(de la) secrétaire-trésorier(ère);
4. le rapport du Comité de direction;
5. la désignation du(des) vérificateur(s), de la(des) vérificatrice(s) pour l'année suivante;
6. varia.

11.7.2 L'ordre du jour de l'assemblée générale au cours de laquelle il y a élection des membres au Conseil d'administration comporte également les points suivants :

1. les rapports des comités permanents et des comités spéciaux;
2. les rapports de la présidence des sections;
3. le rapport du Comité de mise en candidature.

11.8 Réunions scientifiques et éducatives et symposiums

Le Conseil d'administration peut, de temps en temps, organiser des réunions scientifiques et éducatives ou des symposiums ayant rapport aux buts de l'Association et pouvant faire partie intégrante d'une assemblée générale. Dans ce dernier cas, on verra à ce qu'il n'y ait pas conflit d'horaire entre la séance administrative de l'assemblée et les parties les plus populaires du programme. Au cours de chaque assemblée générale, le Conseil d'administration émet des suggestions quant aux dates et aux lieux possibles pour la tenue de ces réunions ou symposiums au cours de l'année suivante.

11.8.1 L'Association tient une Réunion scientifique et éducative annuelle (RSEA) à la date et au lieu, au Canada ou ailleurs, que détermine le Conseil d'administration.

11.8.2 Les règles concernant les modalités et la présentation d'exposés à la Réunion scientifique et éducative annuelle sont telles qu'il aura été déterminé.

11.9 Réunions de sections

Des dispositions sont prises lors des assemblées générales quant à la tenue des réunions des différentes sections. Des réunions de sections peuvent également avoir lieu conjointement ou individuellement au niveau local, provincial ou régional.

Article 12 Comités permanents et comités spéciaux

Le Conseil peut, par résolution, instituer des comités. Il en précise les attributions, le nombre de membres et la durée du mandat. Le Conseil peut aussi désigner les membres des comités. Le(la) président(e) d'un comité peut assister aux réunions du Conseil d'administration afin de rendre compte des activités du comité. Chaque comité soumet par écrit un rapport annuel à l'Association.

Article 13 Le Conseil des organismes associés (COA)

13.1 Réunion annuelle

13.1.1 Chaque année, l'Association, lors de son assemblée annuelle, fournit l'occasion aux membres des organismes associés, que ces personnes soient membres de l'Association ou non, d'assister à leur propre réunion aux dates et aux lieux de l'assemblée générale de l'Association afin de favoriser un échange sur des sujets d'intérêt commun. Cette réunion est connue sous le nom de Réunion annuelle des organismes associés. On doit voir à ce qu'il n'y ait pas conflit d'horaire entre cette réunion et les principaux points du programme, qu'il s'agisse de sessions d'ordre scientifique, ou des séances administratives de l'Association ou des sections.

13.1.2 Le(la) représentant(e) des organismes associés au Conseil d'administration assume la présidence de la réunion annuelle des organismes associés. Le(la) président(e) voit à ce qu'on rédige un compte rendu de la réunion selon les règles.

13.2 Le corps électoral

13.2.1 Le Conseil des organismes associés est composé de deux délégué(e)s de chacun des organismes membres qui doivent être membres en règle de l'Association et constituent le corps électoral à la réunion annuelle des organismes associés. Ceux-ci doivent faire parvenir le nom et l'adresse de leurs deux délégué(e)s au(à la) secrétaire-trésorier(ère) de l'Association et au(à la) représentant(e) des organismes associés au Conseil d'administration de l'Association au moins trente (30) jours avant l'ouverture de l'assemblée générale de l'Association.

13.2.2 Le(la) président(e) du Conseil des organisms associés en est aussi le (la) représentant(e) au Conseil d'administration de l'Association. Le(la) président(e) du COA n'a pas de voix sur les propositions ou les résolutions, sauf dans un cas de partage des voix où il(elle) a voix prépondérante.

13.2.3 Quand le(la) représentant(e) du COA au Conseil d'administration est dans l'impossibilité de présider une réunion, le Conseil nomme un de ses membres pour le(la) remplacer provisoirement. Le membre du Conseil conserve alors son droit de vote sur les propositions ou les résolutions en qualité de membre délégué en plus d'avoir voix prepondérante dans un cas de partage des voix.

13.3 Fonctions

Le Conseil des organismes associés : a) est une tribune pour favoriser le partage de l'information; b) participe à la planification et à l'exécution de projets d'intérêt commun; c) émet des recommandations au Conseil d'administration de l'Association et/ou aux autorités compétentes des organismes associés.

13.4 Représentation au Conseil d'administration

13.4.1 Tous les deux ans, en concomitance avec l'élection des membres au Conseil d'administration de l'Association, le Conseil des organismes associés élit un(e) représentant(e) audit Conseil d'administration en vertu du règlement en vigueur. Cette personne élue :

1. est ou n'est pas une déléguée au COA;
2. est membre en règle tant d'un organisme membre associé que de l'Association; et
3. a déclaré par écrit qu'elle est prête à remplir la charge en question.

13.4.2 Le mandat du(de la) représentant(e) des organismes associés au Conseil d'administration de l'Association est de deux ans et ne peut être confié deux fois consécutivement à la même personne.

13.5 Règlements et procédures

Le Conseil des organismes associés peut adopter ses propres règlements en conformité avec les règlements de l'Association. Le Conseil d'administration de l'Association doit approuver les règlements du Conseil des organismes associés dont une copie est déposée auprès du(de la) directeur(e) général(e) de l'Association. De plus, le Conseil (COA) peut adopter ses propres règles de procédure sous réserve de l'examen et de l'approbation du Conseil d'administration de l'Association.

13.6 Responsabilité financière

13.6.1 L'Association fournit, à ses frais, un local approprié pour la tenue de la réunion annuelle des organismes associés et s'acquitte des dépenses entraînées par la distribution de matériel et de documents provenant de l'Association. Les délégué(e)s au Conseil des organismes associés et les autres personnes qui assistent à la réunion annuelle ne sont pas indemnisés.

13.6.2 Les mêmes pratiques et politiques financières s'appliquent autant au(à la) représentant(e) des organismes associés qui siège au Conseil d'administration de l'Association qu'aux autres membres du Conseil.

Article 14 La Connexion Étudiante

14.1 Fonctions

La Connexion Étudiante - Student Connection (CÉ-SC) doit :

1. avec les autres membres de l'ACG, appuyer la vision de l'ACG;
2. avec les autres membres de l'ACG, appuyer et poursuivre la mission de l'ACG;
3. servir de tribune permettant :
   • de discuter de questions présentant un intérêt particulier pour les étudiants en gérontologie du Canada;
   • d'échanger de l'information sur la recherche, la pratique, les subventions, les débouchés professionnels et autres renseignements pertinents;
   • de faire du réseautage avec les étudiants d'autres régions du Canada et du monde.
4. représenter les intérêts et préoccupations des étudiants au Conseil d'administration de l'ACG et contribuer aux activités de l'ACG, obtenir le maximum d'avantages pour les étudiants et encourager leur participation, notamment aux Réunions scientifiques et éducatives annuelles et à la Revue canadienne du vieillissement.
5. appuyer le recrutement d'étudiants comme membres de l'ACG et leur donner le sentiment de faire partie intégrante de l'Association et les encourager à continuer d'adhérer à l'ACG une fois qu'ils ont obtenu leur diplôme.

14.2 Admissibilité des membres

14.2.1 L'adhésion à la CÉ-SC est ouverte à tous les membres de l'ACG : a) qui sont étudiants à temps plein dans une université ou un collège reconnus et préparent un diplôme/certificat axé sur la gérontologie ou un sujet lié au vieillissement; b) qui acquittent les droits d'adhésion à l'ACG en tant qu'étudiant.

14.2.2 Chaque adhésion est absolument volontaire; chaque étudiant membre de l'ACG a le droit de voter aux élections de la CÉ-SC et d'occuper un poste à la CÉ-SC.

14.3 Représentation au Conseil d'administration

14.3.1 Le Comité de direction de la CÉ-SC recommande son président élu au Conseil d'administration de l'ACG pour y représenter les membres étudiants. La participation au Conseil d'administration de l'ACG consiste en un mandat de deux ans correspondant au mandat de deux ans au poste de président. Si le président ne peut assister à l'une des réunions du Conseil d'administration de l'ACG, il prend les mesures nécessaires pour se faire remplacer par le vice-président de la CÉ-SC (par téléconférence, p. ex., si ce dernier ne peut être présent en personne). Si le vice-président n'est pas disponible, il prend les mesures nécessaires pour se faire remplacer par le secrétaire-trésorier de la CÉ-SC.

14.3.2 Le président et le vice-président de la CÉ-SC sont en poste pendant le même mandat de deux ans et ne peuvent être reconduits dans leurs fonctions pour plus de deux mandats consécutifs de deux ans.

14.4 Constitution

La CÉ-SC peut adopter et appliquer sa propre constitution qui doit être conforme aux Règlements de l'ACG. Si une telle constitution est adoptée, elle doit être approuvée par le Conseil d'administration de l'ACG et copie remise au directeur général de l'ACG. Le Comité de direction de la CÉ-SC peut en outre adopter les règles de procédure qu'il souhaite, celles-ci sont toutefois sujettes à l'examen et à l'approbation du Conseil d'administration de l'ACG.

14.5 Assemblée générale

L'assemblée générale annuelle de la CÉ-SC a lieu pendant la Réunion scientifique et éducative annuelle de l'ACG; les membres en seront informés par avis publié dans le bulletin de l'ACG et inclus dans la liste de distribution de la CÉ-SC au moins six semaine avant l'assemblée. Le président de la CÉ-SC préside l'assemblée et prend les dispositions nécessaires pour que le procès-verbal en soit conservé. Si le président ne peut assister à l'assemblée, il prend les mesures nécessaires pour se faire remplacer par le vice-président de la CÉ-SC. Si le vice-président n'est pas disponible, il prend les mesures nécessaires pour se faire remplacer par le secrétaire-trésorier de la CÉ-SC.

Article 15 Procédures parlementaires

Pour les cas et procédures qui ne figurent pas dans le présent règlement, on doit s'en remettre au Robert's Rules of Order (Code Morin).

Article 16 Exercice

L'exercice de l'Association correspond à l'année civile.

Article 17 Vérificateur(trice)(s)

17.1 Lors de la tenue de chaque assemblée générale annuelle, les membres nomment un(e) ou des vérificateur(trice)(s) qui exerce(nt) sa(leur) charge jusqu'à la levée de l'assemblée annuelle suivante. Le Conseil d'administration se réserve le droit de combler pour le reste du mandat toute vacance pouvant se produire au poste de vérificateur avant la fin dudit mandat. Si le mandat est partagé, une vacance n'empêche pas l'autre vérificateur(trice) de continuer à exercer sa charge.

17.2 Chaque année, aussi tôt que possible après la fin de l'exercice, le(la, les) vérificateur(trice)(s) vérifie(nt) les livres de l'Association et présente(nt) un rapport au Conseil d'administration.

17.3 Les honoraires du(de la, des) vérificateur(trice)(s) sont déterminés par le Conseil d'administration.

Article 18 Signature des documents

18.1 Sous réserve du présent article, les contrats, les documents et tous les instruments nécessitant la signature de l'Association doivent l'être par deux des personnes suivantes : le(la) président(e), le(la) directeur(e) général(e), le(la) chef de bureau, le(la) secrétaire-trésorier(ère) ou le(la) vice-président(e). Tous les contrats, documents, et instruments ainsi signés lient l'Association sans autre autorisation ou formalité. Le Conseil d'administration peut, à l'occasion, par résolution autoriser un ou des administrateurs(trices) à signer au nom de l'Association des contrats, documents ou instruments. Lorsque le sceau de l'Association est nécessaire, les personnes susmentionnées ou un(e) administrateur(trice) autorisé(e) par résolution du Conseil d'administration peuvent l'apposer sur les contrats, documents ou instruments.

18.2 Lorsque le montant à payer prévu dans un contrat, document ou instrument dépasse la somme de cinq mille dollars (5 000 $), il est nécessaire, avant leur signature, d'obtenir l'autorisation écrite du(de la) secrétaire-trésorier(ère) en plus de satisfaire aux conditions précisées au paragraphe précédent.

Article 19 Distribution des actifs

Si l'Association adopte un règlement l'autorisant à présenter au ministre d'Industrie Canada une demande d'abandon de charte, le Conseil d'administration, après avoir payé toutes ses dettes et exécuté tous les engagements et obligations de l'Association, distribue les actifs de l'Association à des organismes qui, selon lui, poursuivent des buts et objectifs semblables à ceux de l'Association et sont des organismes de bienfaisance canadiens enregistrés selon la loi.

Article 20 Établissement de règles et de pratiques

Sous réserve des dispositions du présent règlement, le Conseil d'administration peut établir des règles et pratiques relatives à la gestion des affaires de l'Association lorsqu'il le juge opportun.

Article 21 Modification des règlements

Les membres peuvent, en tout temps au cours d'une assemblée générale ou d'une réunion extraordinaire de l'Association, ajouter aux présents règlements, les abroger, les modifier, les remplacer ou les remettre en vigueur, en totalité ou en partie, à condition que les règlements auxquels on a ajouté ou qu'on a abrogés, modifiés, remplacés ou remis en vigueur ne puissent entrer en vigueur qu'après avoir reçu l'approbation du ministre d'Industrie Canada.